刚结束审核就头疼？一份清晰的报告指南在此
每次内部或外部审核结束，面对散落的笔记、现场记录和一堆发现项，你是否也感到无从下手？如何将这些零散的信息，快速整合成一份专业、清晰的质量体系审核报告，是许多质量管理者和内审员面临的共同挑战。这正是我们希望通过这篇文章解决的问题。本文将提供一个清单式的 5 步写作法，将复杂的报告撰写拆解为简单、明确的任务，让你高效完成。
报告第一步：了解一份标准的质量体系审核报告包含什么
在动笔之前，我们首先要明确一份专业报告的“骨架”。它通常由三个核心部分组成，确保了信息的完整性和可读性。
1. 报告封面与基础信息
这是报告的“名片”，提供了所有关键的背景信息，让人一目了然。
- 报告标题：例如，“2023年度研发中心内部质量体系审核报告”。
- 报告编号：用于内部追溯和管理。
- 受审核方/部门：明确报告的对象。
- 审核目的：说明本次审核的核心目标，如“验证体系运行的符合性和有效性”。
- 审核范围：界定审核覆盖的部门、流程或产品线。
- 审核依据：列出审核所遵循的标准和文件，例如：ISO 9001:2015标准、公司《质量手册》（版本 V3.0）等。
- 审核组成员：列出所有参与审核的人员。
- 审核日期：记录审核的起止时间。
- 报告分发范围：指明该报告需要发送给哪些相关方。
2. 报告主体内容（核心骨架）
这是报告的核心，集中呈现了审核的过程、发现和最终判断。
- 审核过程概述：简明扼要地描述审核的整体情况，包括日程安排、主要活动和遇到的特殊情况。
- 审核发现：详细列出所有发现点，通常会分类为不符合项、观察项和改进建议。这是报告中最需要严谨对待的部分。
- 审核结论：基于所有审核发现，对质量管理体系的整体运行状况给出一个明确的、有依据的评价。
3. 报告附件
附件为报告提供了必要的支撑材料，增加了报告的可信度和可追溯性。
- 审核计划
- 审核检查表
- 支持审核发现的客观证据复印件或照片
质量体系审核报告怎么写？五步搞定，告别拖延
有了清晰的结构后，我们就可以按照以下五个步骤，有条不紊地完成报告撰写。
第一步：准备阶段 - 整理你的“原料”
将审核过程中形成的所有资料进行系统性整理。这包括你的手写笔记、访谈记录、文件复印件、现场照片等所有客观证据。同时，再次核对本次审核所依据的标准条款或内部文件，确保后续引用准确无误。
第二步：填充框架 - 从最简单的部分开始
打开报告模板，首先将封面页上的所有基础信息——如报告编号、审核范围、审核组成员等——完整填写。接着，撰写“审核过程概述”，这部分内容相对固定，只需客观描述审核的执行过程即可。从最不容易出错的部分入手，可以有效建立写作的信心和节奏。
第三步：核心撰写 - 逐一描述“审核发现”
这是报告的重中之重。将所有发现点进行归类，通常分为三类：
- 不符合项：明确违反了标准、法规或公司内部规定的问题。
- 观察项：目前尚未违规，但存在潜在风险，可能导致未来出现不符合的情况。
- 改进建议：基于审核员的专业经验，提出的可以优化现有流程的建议。
我们将在下一章节详细拆解如何精准描述这些发现。
第四步：形成结论 - 给出明确的总体评价
在详细描述所有发现后，你需要对整个质量管理体系的运行状况给出一个总体评价。这个结论必须是基于前面列出的事实和证据，总结体系运行的有效性和与标准的符合性程度。最后，明确后续要求，例如，要求受审核方在指定期限内提交纠正措施计划。
第五步：复核与分发 - 完成最后闭环
完成初稿后，务必通读全文，检查是否存在错别字、事实性错误或逻辑不通顺的地方。按照公司流程，将报告提交给上级或相关负责人审批。待报告被正式批准后，再将其分发给受审核方及其他需要知晓的相关管理者，完成整个审核报告的闭环。
[写作难点攻克] 如何精准描述“审核发现”？
在我们的实践中发现，审核报告的专业性很大程度上体现在“审核发现”的描述上。一个模糊、主观的描述不仅会让受审核方难以接受，也无法推动有效的改进。
不符合项的“黄金公式”：事实 + 依据 + 证据
要写出一个无法辩驳的不符合项，可以遵循这个三段式公式。
-
第一部分：陈述事实客观、准确地描述你在现场看到了什么，发现了什么具体问题。避免使用任何主观判断或推测性词语。
- 句式建议：“在 [具体地点/流程环节]，发现 [具体的问题现象]。”
-
第二部分：引用依据明确指出所陈述的事实违反了哪一个标准条款、哪一份程序文件或哪一项具体规定。这是判定其为“不符合”的根本。
- 句式建议：“该情况不符合 [标准/文件名称] 第 X.X 条关于‘…’的要求。”
-
第三部分：列出证据提供能够支撑你判断的客观物证或人证，使其具备可追溯性。
- 句式建议：“证据详见 [文件编号] 或 [现场照片编号]。”
一句话小结：一个专业的不符合项描述，必须是客观、可追溯且无法辩驳的。
观察项与改进建议的写法
- 观察项：重点在于描述潜在风险。写法上应侧重于“现状”和“可能导致的后果”，例如：“发现生产记录为人工填写，虽未发现错误，但存在字迹潦草导致数据误读的风险。”
- 改进建议：这是体现审核员专业增值的地方。建议应具体、可操作，并说明其可能带来的益处。例如：“建议将人工生产记录升级为电子化录入，以提高数据准确性和追溯效率。” 此项不具备强制性，仅供参考。
避开这 3 个常见误区，让你的报告更专业
一份不专业的报告往往会犯以下错误，我们需要有意识地规避。
-
误区一：描述主观，带有个人情绪或猜测
- 错误示例：“我觉得生产线的员工培训不够。”
- 正确做法：只陈述客观事实，用证据说话。“现场抽查三名A工位操作员，均无法准确复述《A工位作业指导书》中的关键质量控制点，相关培训记录缺失。”
-
误区二：信息模糊，缺乏可追溯的证据
- 错误示例：“仓库里有些文件过期了。”
- 正确做法：提供精准、可定位的信息。“仓库物料区的《物料接收检验规程》（文件编号 QC-08-002，版本号 A/1），其文件有效期至 2023年12月31日，现场检查时已过期。”
-
误区三：结论含糊，没有明确的判断
- 错误示例：“体系运行情况尚可。”
- 正确做法：基于审核发现，给出明确的、有支撑的结论。“本次审核共发现2个主要不符合项和5个次要不符合项，表明公司质量管理体系基本符合ISO 9001:2015标准要求，但仍在XX和XX方面存在系统性风险，体系运行有效性需进一步加强。”
总结：让报告写作成为你的专业加分项
撰写质量体系审核报告并非一项令人望而生畏的任务，其关键在于遵循结构化、标准化的流程。只要掌握了清晰的报告框架，并始终坚守“事实+依据+证据”这一核心原则，任何人都可以写出逻辑清晰、结论可靠的专业报告。
在服务超过 5000 家企业的过程中，我们发现，专业的工具能让流程事半功倍。例如，在**「支道」**这样的数字化质量管理系统中，审核员可以在现场直接通过移动端记录审核发现，并关联照片、文件等客观证据。审核结束后，系统可以基于标准化的模板，自动生成报告框架和发现项列表，极大地减少了后期整理和撰写报告的时间，让整个过程更加高效、规范。
获取实用工具，立即提升报告效率
- 点击下载：《质量体系审核报告关键点自查清单》
- [立即免费获取]
